Las materias primas y los materiales directos o insumos constituyen, por lo general, el primer elemento que se incorpora al costo de la producción, así como también, el de mayor incidencia en el costo total de los productos. Es por ello que la mayoría de las empresas fabriles mantienen estricto control todo lo relacionado con las materias primas y materiales, desde su adquisición, recepción, almacenamiento y expendio, hasta su utilización en el proceso de fabricación.
REGISTRO DE MATERIALES
Las funciones fundamentales del Departamento de Almacenes comprenden la recepción y ubicación de los materiales almacenados y su expedición a los centros de producción, el registro de las entradas y salidas de materiales en las fichas de stock, la elaboración de resúmenes de movimientos y la comprobación de las existencias mediante la realización de inventarios físicos periódicos.
Todos los productos en existencia deben estar codificados procurando que la codificación sea simple y adecuada a los sistemas de computación, con códigos individuales, exclusivos y flexibles. La codificación debe permitir la introducción de nuevos productos sin destruir el esquema general de la clasificación. Los códigos deben ser breves y nemotécnicos, utilizando en lo posible combinaciones de letras y números para facilitar la identificación del producto y memorización del código.
Cada producto almacenado debe poseer su propio código y su propia ficha de stock. Los modelos de fichas de stock son muy variados, su objetivo es registrar los movimientos de entrada y salida de cada producto en stock en un determinado periodo de tiempo, así como las cantidades y valores en existencia, en un momento dado.
COSTOS DE ALMACENAMIENTO
La recepción, almacenamiento y expendio, tanto de materias primas y materiales, como de productos terminados. Ocasiona diversos tipos de costos; de capital, de personal, de espacio, de equipos y otros:
a. De capital, derivados de la inversión de capital en productos almacenados. Se trata de un costo de “oportunidad”, ya que está referido a una cifra hipotética que valora el ingreso' que se deja de percibir por tener el capital invertido en materiales y materias primas, en lugar de una inversión alternativa. El valor de este costo se determina en función del interés no ganado, calculado a partir de la rentabilidad potencial de una inversión con riesgo mínimo.
b. De personal, corresponde los salarios, bonificaciones y prestaciones sociales del personal dedicado al manejo, almacenamiento y control de los materiales.
c. De espacio, se refieren al costo del espacio físico dedicado al almacenamiento de materiales, y contemplan el alquiler o la depreciación de los edificios, los impuestos y tasas, limpieza y mantenimiento, iluminación, calefacción y aire acondicionado de los locales en donde se almacenan los materiales.
d. De equipos, relativos al uso de equipos específicos de almacenamiento, manejo y transporte interno de materiales y comprenden la depreciación, el mantenimiento y todos los demás costos relacionados con la utilización de dichos equipos.
e. Otros costos de almacenamiento, incluyendo las pérdidas por daños en los materiales, mermas, robos, obsolescencia de los productos almacenados, seguros, etc.
En Contabilidad de Costos, los costos de almacenamiento de materias primas y materiales, pueden recibir uno de los siguientes tratamientos:
a. Imputarse directamente a los productos almacenados, en función del tiempo de permanencia en el stock, mediante una tasa de imputación múltiple, por unidad de peso o volumen y tiempo (por ejemplo, Gs./Kg./día).
b. Acumularlos en una cuenta «Almacenes», para después repartirlos entre los centros de producción, junto con los costos de los demás centros de servicios.
c. Registrarlos en una cuenta de costos indirectos, «Costos de Almacenamiento», que después se cierre junto con las demás cuentas de costos indirectos, contra la cuenta “Costos Indirectos de Fabricación”.
La selección del procedimiento depende tanto de la magnitud de los costos de almacenamiento, como de su adaptación al sistema contable de cada empresa.
DEVOLUCIONES Y MERMAS
Los materiales no consumidos deben devolverse al Almacén registrando su reingreso mediante una Nota de Devolución de materiales. Los materiales devueltos deben conservar las mismas características y cualidades que poseían cuando salieron del Almacén. Si los materiales fueron retirados a granel y no se consumieron en su totalidad, igualmente debe elaborarse una Nota de Devolución para reingresar el sobrante en el Almacén.
Hay productos que sufren mermas por evaporación, pérdida de peso en el transvase de un recipiente a otro u otras causas. Los costos de estas mermas deben cargarse a los materiales como parte del costo de los mismos, ya sea realizando un solo cargo al final del mes o imputando una porción de la merma en cada retiro de materiales.
Las roturas, pérdidas o robos comprobados, deben causar baja en el stock del producto deteriorado o perdido, en el momento de comprobar la pérdida, llevando el costo a Pérdidas y Ganancias, junto con los demás gastos del período.
ENVASES Y EMBALAJES
En general, cuando un envase o embalaje forma parte del producto terminado, al Ingresar al almacén, su costo se suma al costo de producción de dicho producto terminado. Sin embargo, cuando el envase o embalaje se agrega al producto solamente para la venta o distribución, su costo se considera un gasto de comercialización.
Según sus características, los costos de envases y embalajes reciben el siguiente tratamiento:
- Si los envases forman parte del producto terminado y son desechables o no regresan a la fábrica en forma recuperable, se los considera materiales directos y sus costos se cargan directamente a los productos.
- Cuando forman parte del producto, pero solamente para darle seguridad en el transporte o facilitar su manejo y comercialización, se tratan como gastos de distribución y ventas.
- Cuando forman parte del producto, pero regresan a la fábrica, vacíos o en condiciones recuperables, como es el caso de las embotelladoras de gaseosas, se los trata como activos fijos, sujetos a depreciaciones, como los demás inmovilizados.
