ESTRUCTURA DEL INVENTARIO
a) Encabezamiento: contiene el número de orden que corresponde al inventario que realizamos, debiendo ser enumerados correlativamente; el nombre de la empresa, el lugar en que se realiza, la mención de si es parcial o general y la fecha en que se efectúa.
b) Cuerpo: dividido en Activo, Pasivo y Resumen. En el Activo se inscriben unas partidas a continuación de otras, con los títulos y subtítulos y conceptos explicativos de cada elemento patrimonial; finalmente se suma y se cierra el importe con doble raya horizontal. A continuación se detalla el Pasivo de forma similar. Finalmente, se efectúa el resumen hallando la diferencia entre el Activo y el Pasivo a fin de fijar el Neto Patrimonial.
El inventario
EL INVENTARIO CONCEPTO:
La finalidad esencial de la Contabilidad es el conocimiento de la situación económica de una empresa.
El Inventario nos presenta la situación estática en un momento dado de los bienes, derechos y obligaciones patrimoniales, debidamente valorados.
El Inventario, sirve para fijar la situación de la unidad económica(empresa), en ese instante y también para la apertura de cuentas. Debe formularse antes de iniciar cualquier actividad y siempre que se desee conocer la composición y cuantía del patrimonio y el capital efectivo de la empresa.
Por comparación de dos Inventarios sucesivos podemos conocer las modificaciones globales que el patrimonio ha experimentado, y las sufridas por cada una de las agrupaciones de bienes y valores que hayamos hecho en el Inventario.
El inventario comprende los siguientes aspectos:
a) relación detallada de los diversos bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la unidad económica en una fecha determinada.
b) medición de unidades físicas o expresión cuantitativa de los diferentes elementos patrimoniales de acuerdo con su naturaleza(ejemplo: kilogramos, metro, litro, etc.)
c) valoración de dichos elementos patrimoniales, aplicando a cada uno los criterios de avalúo que correspondan de acuerdo con los fines que se persiguen al confeccionar el Inventario.
DEFINICIÓN
El Inventario patrimonial es una relación debidamente valorada presentada con arreglo a un orden, de los bienes, derechos y obligaciones de una empresa.
CLASES
Por su extensión, pueden ser:
a) generales: si incluyen todo el patrimonio
b) parciales: si comprenden sólo una parte.
Por su forma, los inventarios pueden ser:
a) analíticos: se describen todos los elementos patrimoniales, detallando sus principales características.
b) sintéticos: se agrupan las partidas del patrimonio por conceptos o cuentas, pero sin reflejar su detalle o composición, esto implica la existencia de inventarios parciales.
Atendiendo a los motivos de su formulación, los inventarios pueden ser:
a) ordinarios: cuando se formulan periódicamente, o sea, en fechas conocidas de antemano, por ejemplo al final de cada período.
b) extraordinarios: si obedecen a circunstancias especiales, por ejemplo traspaso de un negocio, fallecimiento de un socio, etc.
c) judiciales: cuando interviene la autoridad competente, por ejemplo en caso de suspensión de pagos y quiebras.
Según el momento en que se redacta, el inventario puede ser:
a) inicial: cuando se formula al constituirse la empresa, se le llama también inventario de apertura.
b) periódico: es el que se realiza al finalizar cada ejercicio económico, al cabo generalmente de doce meses.
c) intermedio: se redacta en una fecha cualquiera.
d) de liquidación definitiva: es el que se formula por disolución de la empresa.
La finalidad esencial de la Contabilidad es el conocimiento de la situación económica de una empresa.
El Inventario nos presenta la situación estática en un momento dado de los bienes, derechos y obligaciones patrimoniales, debidamente valorados.
El Inventario, sirve para fijar la situación de la unidad económica(empresa), en ese instante y también para la apertura de cuentas. Debe formularse antes de iniciar cualquier actividad y siempre que se desee conocer la composición y cuantía del patrimonio y el capital efectivo de la empresa.
Por comparación de dos Inventarios sucesivos podemos conocer las modificaciones globales que el patrimonio ha experimentado, y las sufridas por cada una de las agrupaciones de bienes y valores que hayamos hecho en el Inventario.
El inventario comprende los siguientes aspectos:
a) relación detallada de los diversos bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la unidad económica en una fecha determinada.
b) medición de unidades físicas o expresión cuantitativa de los diferentes elementos patrimoniales de acuerdo con su naturaleza(ejemplo: kilogramos, metro, litro, etc.)
c) valoración de dichos elementos patrimoniales, aplicando a cada uno los criterios de avalúo que correspondan de acuerdo con los fines que se persiguen al confeccionar el Inventario.
DEFINICIÓN
El Inventario patrimonial es una relación debidamente valorada presentada con arreglo a un orden, de los bienes, derechos y obligaciones de una empresa.
CLASES
Por su extensión, pueden ser:
a) generales: si incluyen todo el patrimonio
b) parciales: si comprenden sólo una parte.
Por su forma, los inventarios pueden ser:
a) analíticos: se describen todos los elementos patrimoniales, detallando sus principales características.
b) sintéticos: se agrupan las partidas del patrimonio por conceptos o cuentas, pero sin reflejar su detalle o composición, esto implica la existencia de inventarios parciales.
Atendiendo a los motivos de su formulación, los inventarios pueden ser:
a) ordinarios: cuando se formulan periódicamente, o sea, en fechas conocidas de antemano, por ejemplo al final de cada período.
b) extraordinarios: si obedecen a circunstancias especiales, por ejemplo traspaso de un negocio, fallecimiento de un socio, etc.
c) judiciales: cuando interviene la autoridad competente, por ejemplo en caso de suspensión de pagos y quiebras.
Según el momento en que se redacta, el inventario puede ser:
a) inicial: cuando se formula al constituirse la empresa, se le llama también inventario de apertura.
b) periódico: es el que se realiza al finalizar cada ejercicio económico, al cabo generalmente de doce meses.
c) intermedio: se redacta en una fecha cualquiera.
d) de liquidación definitiva: es el que se formula por disolución de la empresa.
Manual de cuenta
Es el instrumento en donde se establecen las normas, procedimientos y las explicaciones necesarias para el uso de cada cuenta, destinado al sistema contable de la empresa.
Por lo general, un manual de cuentas contiene, entre otros, los siguientes datos básicos:
a- la lista ordenada y sistemática de las cuentas que integran el plan de cuentas
b- definición e instrucciones acerca del funcionamiento de cada cuenta, con indicación de en qué caso de debita y cuando se acredita.
c- Saldo que corresponde a cada cuenta y su significado
d- Modelos de asientos de característica general, con el formato, leyendas prefijadas, forma de enumerar los asientos y las cuentas, y otros datos que sean necesarios para la mayor funcionalidad y claridad de los registros
e- Exposición sobre conciliaciones periódicas a efectuarse en determinadas cuentas
f- Detalle de los formularios relacionados con el proceso contable y formas de usarlos
g- Información contable que ha de suministrar cada sector y forma de presentarla.
Por lo general, un manual de cuentas contiene, entre otros, los siguientes datos básicos:
a- la lista ordenada y sistemática de las cuentas que integran el plan de cuentas
b- definición e instrucciones acerca del funcionamiento de cada cuenta, con indicación de en qué caso de debita y cuando se acredita.
c- Saldo que corresponde a cada cuenta y su significado
d- Modelos de asientos de característica general, con el formato, leyendas prefijadas, forma de enumerar los asientos y las cuentas, y otros datos que sean necesarios para la mayor funcionalidad y claridad de los registros
e- Exposición sobre conciliaciones periódicas a efectuarse en determinadas cuentas
f- Detalle de los formularios relacionados con el proceso contable y formas de usarlos
g- Información contable que ha de suministrar cada sector y forma de presentarla.
Plan de cuenta: codificación
CODIFICACIÓN DEL PLAN DE CUENTA
La codificación de cuenta consiste en el empleo de símbolos para representar las cuentas, que pueden ser letras, números o una combinación de ambos, incluidos en un plan de cuentas.
SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Alfabético: por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras. También se pueden establecer combinaciones de letras para las subcuentas.
Nemotécnico: este sistema se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en abreviaturas de los nombres de las cuentas. Este sistema tiene la desventaja de que no logra todas las finalidades a que nos hemos referidos; además puede presentarse el inconveniente principal que a más de una cuenta se asigne el mismo código.
Alfabético y numérico: consiste en combinar las letras y números. Este sistema ofrece mayor flexibilidad que los anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear los códigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada, ni aplicarse en procesamiento electrónico de datos.
Numérico: este sistema se basa en la asignación de números como códigos para identificar a las cuentas. Existen varias alternativas que se pueden aplicar en este sistema, siendo las más conocidas: a) correlativo, b) por conjunto de grupos, c) por grupos, d) decimal, etc. el sistema decimal es el de mayor difusión en razón de su fácil adaptación a los medios modernos de registración.
La codificación de cuenta consiste en el empleo de símbolos para representar las cuentas, que pueden ser letras, números o una combinación de ambos, incluidos en un plan de cuentas.
SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Alfabético: por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras. También se pueden establecer combinaciones de letras para las subcuentas.
Nemotécnico: este sistema se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en abreviaturas de los nombres de las cuentas. Este sistema tiene la desventaja de que no logra todas las finalidades a que nos hemos referidos; además puede presentarse el inconveniente principal que a más de una cuenta se asigne el mismo código.
Alfabético y numérico: consiste en combinar las letras y números. Este sistema ofrece mayor flexibilidad que los anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear los códigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada, ni aplicarse en procesamiento electrónico de datos.
Numérico: este sistema se basa en la asignación de números como códigos para identificar a las cuentas. Existen varias alternativas que se pueden aplicar en este sistema, siendo las más conocidas: a) correlativo, b) por conjunto de grupos, c) por grupos, d) decimal, etc. el sistema decimal es el de mayor difusión en razón de su fácil adaptación a los medios modernos de registración.
Plan y Manual de cuentas
Es una lista de cuentas ordenada metódicamente, que debe representar la estructura del sistema contable de un ente, y que sirve de base al sistema de procesamiento contable, para el logro de sus fines.
Finalidades
Posibilitar la obtención de los objetivos de la contabilidad.
Permitir la correcta imputación contable de los registros.
Características
Ordenamiento sistemático
Flexibilidad
Homogeneidad en los agrupamientos practicados
Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas.
Clasificación de las cuentas por su contenido
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR SU CONTENIDO O EXTENSIÓN
Por la forma de registración o por el menor o mayor grado de detalle que se requiere de los hechos que se registran, pueden clasificarse:
1) Cuentas Recompuestas: surgen de la reunión de varias Cuentas compuestas y representan la máxima condensación de valor homogéneos como por ejemplo: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos, Resultados Negativos, etc. Estas Cuentas no se utilizan para la registración Activo diaria, solo muestran los valores condensados expuestos en los estados contables.
2) Cuentas Compuestas o Componentes: surgen de la reunión de varias Cuentas sintéticas que muestran ciertas analogías y pueden ser consideradas en común como por ejemplo: Activo Corriente, Pasivo Corriente, Activo no corriente, Pasivo no corriente, que puede a su vez subclasificarse dentro del Activo Corriente en: Disponibilidades, Créditos, Bienes de Cambio; y dentro del Pasivo Corriente en: Deudas, Provisiones, etc. Al igual que las Cuentas recompuestas, tampoco se emplean en las registraciones.
3) Cuentas analíticas: son las Cuentas que registran los hechos contables en forma amplia y detallada, ejemplo: Caja, Banco, Alquileres pagados, etc.
ASIENTOS: CONCEPTO, CLASES Y CATEGORÍAS
Se da nombre de asiento, a la anotación hecha en el Diario, donde se hace constar además del deudor y del acreedor, todos los detalles de cada operación.
REGLA PRACTICA PARA REGISTRAR EN EL LIBRO DIARIO
1- Las Cuentas del Activo cuando se inician, se debitan. Para disminuir su saldo se acreditan. Para aumentar su saldo se debitan.
2- Las Cuentas del Pasivo cuando se inician se acreditan. Para disminuir su saldo se debitan y para aumentar su saldo se acreditan.
3- Las Cuentas del Patrimonio Neto cuando se inician se acreditan, para disminuir su saldo se debitan y para aumentar su saldo se acreditan.
4- Las Cuentas de resultados negativos, pérdidas o egresos siempre se debitan.
5- Las Cuentas de resultados positivos, ganancias o ingresos siempre se acreditan.
Por la forma de registración o por el menor o mayor grado de detalle que se requiere de los hechos que se registran, pueden clasificarse:
1) Cuentas Recompuestas: surgen de la reunión de varias Cuentas compuestas y representan la máxima condensación de valor homogéneos como por ejemplo: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos, Resultados Negativos, etc. Estas Cuentas no se utilizan para la registración Activo diaria, solo muestran los valores condensados expuestos en los estados contables.
2) Cuentas Compuestas o Componentes: surgen de la reunión de varias Cuentas sintéticas que muestran ciertas analogías y pueden ser consideradas en común como por ejemplo: Activo Corriente, Pasivo Corriente, Activo no corriente, Pasivo no corriente, que puede a su vez subclasificarse dentro del Activo Corriente en: Disponibilidades, Créditos, Bienes de Cambio; y dentro del Pasivo Corriente en: Deudas, Provisiones, etc. Al igual que las Cuentas recompuestas, tampoco se emplean en las registraciones.
3) Cuentas analíticas: son las Cuentas que registran los hechos contables en forma amplia y detallada, ejemplo: Caja, Banco, Alquileres pagados, etc.
ASIENTOS: CONCEPTO, CLASES Y CATEGORÍAS
Se da nombre de asiento, a la anotación hecha en el Diario, donde se hace constar además del deudor y del acreedor, todos los detalles de cada operación.
REGLA PRACTICA PARA REGISTRAR EN EL LIBRO DIARIO
1- Las Cuentas del Activo cuando se inician, se debitan. Para disminuir su saldo se acreditan. Para aumentar su saldo se debitan.
2- Las Cuentas del Pasivo cuando se inician se acreditan. Para disminuir su saldo se debitan y para aumentar su saldo se acreditan.
3- Las Cuentas del Patrimonio Neto cuando se inician se acreditan, para disminuir su saldo se debitan y para aumentar su saldo se acreditan.
4- Las Cuentas de resultados negativos, pérdidas o egresos siempre se debitan.
5- Las Cuentas de resultados positivos, ganancias o ingresos siempre se acreditan.
Cuentas de Resultados
Las cuentas de resultados, informan el resultado económico derivado de la actividad durante un determinado período de tiempo y de las causas que lo han ocasionado, lo cual permite analizar la gestión empresarial y realizar las correcciones oportunas si hubiera lugar.
a- cuentas de ingresos(ganancias, resultado positivo): son las que registran los aumentos que experimenta el Patrimonio Neto, como consecuencias de las transacciones mercantiles, son las cuentas que registran las entradas de dinero a la empresa. Ejemplo : ventas, alquileres cobrados, comisiones cobrados, donaciones recibidas, etc.
b- cuentas de egresos: son las que registran las disminuciones que experimentan el Patrimonio Neto, como consecuencia de las transacciones mercantiles, son las cuentas que registran las salidas de dinero de la empresa. Ejemplo: costo de venta, alquileres pagados, sueldos y jornales, servicios básicos, etc.
c- cuentas de orden: son aquellas que se utilizan para registrar los hechos económicos administrativos que no alteran el patrimonio de la empresa, pero que es importante anotar en los registros contables, para dejar constancia de los derechos u obligaciones contingentes que envuelven.
d- cuentas de movimiento o transitorias: son las que se utilizan transitoriamente para registrar operaciones que posteriormente han de trasladarse a cuentas integrales, como consecuencia de ciertos procedimientos de contabilidad que es necesario implementar para dejar constancia de operaciones complejas ocurridas en el seno de la empresa.
a- cuentas de ingresos(ganancias, resultado positivo): son las que registran los aumentos que experimenta el Patrimonio Neto, como consecuencias de las transacciones mercantiles, son las cuentas que registran las entradas de dinero a la empresa. Ejemplo : ventas, alquileres cobrados, comisiones cobrados, donaciones recibidas, etc.
b- cuentas de egresos: son las que registran las disminuciones que experimentan el Patrimonio Neto, como consecuencia de las transacciones mercantiles, son las cuentas que registran las salidas de dinero de la empresa. Ejemplo: costo de venta, alquileres pagados, sueldos y jornales, servicios básicos, etc.
c- cuentas de orden: son aquellas que se utilizan para registrar los hechos económicos administrativos que no alteran el patrimonio de la empresa, pero que es importante anotar en los registros contables, para dejar constancia de los derechos u obligaciones contingentes que envuelven.
d- cuentas de movimiento o transitorias: son las que se utilizan transitoriamente para registrar operaciones que posteriormente han de trasladarse a cuentas integrales, como consecuencia de ciertos procedimientos de contabilidad que es necesario implementar para dejar constancia de operaciones complejas ocurridas en el seno de la empresa.
Clases de Cuentas
Cuentas patrimoniales: se agruparán bajo dicho concepto todas las cuentas que representan a los elementos patrimoniales de la empresa. Estas cuentas se clasifican en varios subgrupos, a los cuales se les pueden agregar algunas cuentas de actualización del valor de ciertos activos y pasivos, como son las cuentas Regularizadoras.
a- cuentas patrimoniales activas: son cuentas que conforman los bienes y derechos de las empresas. Por tanto, siempre comenzarán con un débito y sus saldos deben ser deudores. Ejemplo : caja, muebles y útiles, clientes, mercaderías, etc.
cuentas regularizadoras: son aquellas que se utilizan para reflejar el ajuste de una cuenta al valor real del elemento patrimonial que representa. Ejemplo : depreciaciones acumuladas, previsión para créditos incobrables.
b- Cuentas patrimoniales pasivas: las cuentas de pasivo, agrupan aquellos elementos patrimoniales que signifiquen deudas u obligaciones a cargo de la empresa. Ejemplo : proveedores, acreedores, documentos por pagar, etc.
c- Cuentas del Neto: las cuentas del P. Neto, agrupan aquellos elementos patrimoniales que registran el importe de los recursos aportados por el dueño para el financiamiento de la empresa. Ejemplo: capital, reservas, resultados acumulados
a- cuentas patrimoniales activas: son cuentas que conforman los bienes y derechos de las empresas. Por tanto, siempre comenzarán con un débito y sus saldos deben ser deudores. Ejemplo : caja, muebles y útiles, clientes, mercaderías, etc.
cuentas regularizadoras: son aquellas que se utilizan para reflejar el ajuste de una cuenta al valor real del elemento patrimonial que representa. Ejemplo : depreciaciones acumuladas, previsión para créditos incobrables.
b- Cuentas patrimoniales pasivas: las cuentas de pasivo, agrupan aquellos elementos patrimoniales que signifiquen deudas u obligaciones a cargo de la empresa. Ejemplo : proveedores, acreedores, documentos por pagar, etc.
c- Cuentas del Neto: las cuentas del P. Neto, agrupan aquellos elementos patrimoniales que registran el importe de los recursos aportados por el dueño para el financiamiento de la empresa. Ejemplo: capital, reservas, resultados acumulados
Terminologías Contables en relación a las cuentas
Abrir una cuenta: significa titular una cuenta, consignando su nombre en el encabezamiento para controlar algún elemento del patrimonio o alguna clase de resultado(gastos, pérdidas o beneficios).
Cargar, adeudar, debitar una cuenta: significa registrar o anotar una cantidad, consignando su fecha y concepto, en el “debe” de la misma.
Abonar, acreditar, datar una cuenta: consiste en anotar en el “haber” un importe, consignando su fecha y concepto.
Débito de una cuenta: es la suma del “debe”.
Crédito de una cuenta: es la suma del “haber”.
Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el “debe” y el “haber”. Si el “debe” es mayor, el saldo se denomina “deudor”. Si el “haber” es superior, el saldo se denomina “acreedor”.
Saldar una cuenta: consiste en registrar el saldo en el lado correspondiente a la suma menor, a fin de igualar las sumas del “debe” y el “haber”.
Cerrar una cuenta: significar sumar, el “debe” y el “haber”, consignando el importe en la misma dirección y trazando debajo doble raya. Si en uno de los lados quedan espacios en blanco, se inutilizan con una diagonal o llave.
Reapertura de una cuenta: es volver a anotar inmediatamente el saldo en el lado de la suma mayor, bajo el mismo título en que se estuvo registrando.
Cargar, adeudar, debitar una cuenta: significa registrar o anotar una cantidad, consignando su fecha y concepto, en el “debe” de la misma.
Abonar, acreditar, datar una cuenta: consiste en anotar en el “haber” un importe, consignando su fecha y concepto.
Débito de una cuenta: es la suma del “debe”.
Crédito de una cuenta: es la suma del “haber”.
Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el “debe” y el “haber”. Si el “debe” es mayor, el saldo se denomina “deudor”. Si el “haber” es superior, el saldo se denomina “acreedor”.
Saldar una cuenta: consiste en registrar el saldo en el lado correspondiente a la suma menor, a fin de igualar las sumas del “debe” y el “haber”.
Cerrar una cuenta: significar sumar, el “debe” y el “haber”, consignando el importe en la misma dirección y trazando debajo doble raya. Si en uno de los lados quedan espacios en blanco, se inutilizan con una diagonal o llave.
Reapertura de una cuenta: es volver a anotar inmediatamente el saldo en el lado de la suma mayor, bajo el mismo título en que se estuvo registrando.
Modelo de contrato Servicios Profesionales
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
Entre la xx en su carácter de Propietaria de la Consultora xx, con domicilio en xx, de la ciudad de XX, en adelante LA CONTRATANTE, xx, con C.I. Nº xx.-, de profesión Contador Público, de nacionalidad XX, casada, con domicilio en xx la ciudad de XX, en adelante LA CONTRATADA, convienen en formalizar el siguiente Contrato de Servicios (Art. 845 y sgts. Del Código Civil), sujeto a las siguientes cláusulas:
PRIMERA: LA CONTRATANTE contrata a LA CONTRATADA; y ésta acepta, para ejercer funciones de xx en los términos y en la amplitud que se establecen en el anexo A Descripción de Actividades adjuntas a este contrato. Los servicios a prestar por LA CONTRATADA; deberá enmarcarse dentro de las prescripciones éticas y legales que hacen su disciplina y oficio personal, pero siempre teniendo con mira y finalidad el objeto del presente contrato y de la contratación de sus servicios profesionales, efectuada por LA CONTRATANTE.----------------
SEGUNDA: LA CONTRATADA manifiesta que posee los conocimientos y aptitudes necesarios para efectuar las tareas que se le encomiendan obligándose a aplicarlos con el máximo esmero y eficacia.-------------
TERCERA: Como retribución de los servicios contratados por LA CONTRATANTE pagará en concepto de servicios xx, la suma de Gs. xx.- (Guaraníes xx), pagaderos a fin de cada mes.
CUARTA: El presente contrato tendrá una vigencia de 1 (un) año, desde el 01 de Setiembre de 2009 hasta el 01 de Setiembre de 2010. Podrá prorrogarse mediando acuerdo escrito de las partes.----------------------
QUINTA: LA CONTRATANTE proveerá a LA CONTRATADA los elementos requeridos y necesarios para llevar a cabo la prestación de servicios contratados.----------------------------------------------------------
SEXTA: Las partes constituyen domicilio especial, a los efectos que pudieran corresponder, en los señalados en el encabezamiento. De conformidad y previa lectura y ratificación, se firman en dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, la ciudad XX a los un días del mes de setiembre del año dos mil nueve.------------------------------------------------------------------------------------
xx | x xx |
C.I.Nº: xx.- | C.I.Nº: xx |
LA CONTRATADA | LA CONTRATANTE |
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