Elaboración de un Presupuesto Parte 6

ACTUALIZACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO

La proyección financiera debe ser actualizada como consecuencia de: ajustes de saldos de inicio; modificaciones de las pautas económicas presupuestadas; adecuaciones de índole exclusivamente financiera.

-    Ajuste de los saldos de inicio
Son aquellos hechos económicos que tenían su origen en el período presupuestario anterior y por diferentes causas impactaban en el financiero que se está presupuestando. Éstos se clasifican en:
a)    saldos que se trasladan al período presupuestario actual y que corresponden a hechos económicos presupuestados del período anterior con impacto financiero en el presente;
b)    hechos económicos reales y programados del período anterior con incidencia financiera actual;
c)    hecho económicos reales y programados que debiendo generar movimiento financiero en el período anterior se trasladan al presente por diferentes circunstancias (falta de cobro/pago)



Ejemplo de a) venta presupuestada del mes de diciembre (cierre del ej) que impacta financieramente en el mes de enero (apertura del ej)
Ejemplo de b) el vencimiento en el período actual de las cuotas de un préstamo bancario tomado en el período anterior
Ejemplo de c) las cuotas vencidas e impagas del préstamo del período anterior que se trasladan al actual.

Estos saldos como estimaciones que son al empezar a hacer el presupuesto para el año siguiente, pueden sufrir ajustes cuando se inicie dicho período. Lo que se busca es que, en ese momento, sean verdaderos saldos contables, eliminando cualquier estimación. La magnitud del ajuste dependerá del momento en que se estimó la proyección (cuanto más cerca del inicio, mayor certeza y por lo tanto menos errores, y menos ajustes).

-    Modificaciones de las pautas económicas presupuestadas

Los diferentes módulos de información para realizar la proyección pueden ser clasificados en presupuestados, reales, y programados.
Los primeros pueden ser modificados y requieren rever todo el PFO. Estas modificaciones pueden producirse antes de iniciarse el período presupuestario, o bien durante el mismo, con lo que sólo se modifican los meses que restan. El elemento de mayor importancia será el presupuesto de ventas, que al sufrir modificaciones alteran el PE y el PF.

-    Adecuaciones de índole exclusivamente financiera

Consisten en adecuar el PFO de acuerdo a la operatoria de la empresa. Por ser ajustes financieros, no debe modificarse el PFO anual, y sí el PFM o PFS (mensual o semestral). Un ejemplo puede ser la modificación de “ingresos por ventas”, que en el anual no se modificará, pero sí el mensual o semestral por la mayor certeza e información.
   
Como propuesta de proyección y seguimiento financiero puede estar conformado por los siguientes subproductos:
-    Presupuesto financiero base anual con apertura mensual
-    Presupuesto financiero operativo anual con apertura mensual
-    Presupuesto financiero mensual con apertura semanal
Se confecciona inmediatamente cerrado el mensual anterior. Debe ser realizado al margen del anual, pero no puede haber muchas variaciones con éste porque se estaría en una falta de actualización del PFO anual.
-    Presupuesto financiero semanal con apertura diaria
Igual que el anterior pero con apertura diaria. Podrán las diferencias ser utilizadas como herramienta operativa para mostrar el incumplimiento presupuestario.
-    Cumplimiento financiero diario
Se pasa de la etapa de presupuestación a la de control.
-    Cumplimiento financiero semanal, acumulado diario
Se trata de ir acumulando los distintos movimientos reales diarios contra el presupuesto financiero semanal. El objetivo es disponer al fin del día de un informe mostrando el grado de avance financiero de la semana.
-    Cumplimiento financiero mensual, acumulado semanal
Los movimientos reales luego de ser comparados, se van acumulando contra el mensual para revisar el grado de cumplimiento. Cumple con dos objetivos: conocer al cierre de la semana lo realizado y pendiente en el mes; y al finalizar el período queda conformado como un reporte de control del cumplimiento presupuesto financiero mensual.
-    Cumplimiento presupuesto financiero operativo anual
Persigue el objetivo de controlar el cumplimiento anual, mostrando mes a mes el avance, con sus respectivos acumulados. Al finalizar el período, las diferencias consideradas en éste control serán las reales variaciones presupuestarias de la proyección anual.