Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registración: Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, Ticket, Recibo, Pagaré, Cheque, Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan: Orden de Compra, Nota de Venta, Nota de envió, Remito, Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes)
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN
NOTA DE PEDIDO O DE COMPRA
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
NOTA DE VENTA AL CONTADO CON IVA INCLUÍDO
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el comprador). Este documento no origina registros contables.
REMITO
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores
NOTA DE ENVIÓ
Se utiliza este comprobante para el traslado de bienes de un depósito a otro de una misma persona. En el debe estar especificado de que lugar viene la mercadería y a que lugar va. También se utiliza para la actividad comercial denominado “Corretaje” o “Macate”, que consiste en llevar mercaderías para ofrecer y ocasionalmente vender, sin conocer de antemano el nombre de la persona que va a comprar. Cuando se realiza está operación, debe acompañarse de la correspondiente Nota de Venta o Facturas.
FACTURA
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Nuestra legislación permite la utilización de dos series: una de contado y otra de crédito. La cancelación de la Factura de Crédito se prueba solamente con la tenencia del Recibo de Dinero que haga referencia a la cancelación o amortización de esa Factura.
NOTA DE DÉBITO
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
NOTA DE CRÉDITO
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
RESUMEN O EXTRACTO DE CUENTA
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
RECIBOS DE DINERO
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
• Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
• Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
PAGARÉ
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona(emisor) se compromete a pagar a otra persona(el beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Es una promesa de pago a una fecha determinada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré
a. Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable.
b. El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare
c. El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.
Endosar un pagaré, es cuando una persona beneficiaria transmite a otra la propiedad del pagaré y en consecuencia el derecho de percibir el importe, puede ser en blanco o completo.
a. En Blanco: El beneficiario se limita a firmar al dorso del documento.
b. Completo: Además de la firma debe indicarse la fecha y los datos personales del nuevo beneficiario.
Para ser considerado comercial debe tener la cláusula: "a su orden", que le confiere la calidad transmisible y endosable.
NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPOSITO
Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.
Clasificación de los depósitos bancarios según el carácter de los fondos depositados:
• Depósitos en Cuenta Corriente: Estos depósitos no otorgan el derecho a recibir intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros se efectúan por medio de cheques.
• Depósitos en Caja de Ahorro: Son los que realizan los ahorristas y obtienen un pequeño interés por los fondos depositados. El banco entrega una libreta donde se registran los depósitos, retiros, intereses y saldo. Existen 2 clases de Caja de Ahorro: a) Común b) Especial.
• Depósitos a Plazo Fijo: Este tipo de depósito permite obtener un mayor interés, ya que el titular no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo. El retiro de los fondos mas los intereses se efectúa con el comprobante que el banco entrega al realizar el deposito.
CHEQUE
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto.
Autorización para girar en descubierto: Significa librar cheques sin tener los fondos suficiente, previa autorización del banco.
Partes de un cheque:
a. Talón de Cobro: Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del banco.
b. Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario, con o sin el talón de cobro.
c. Talón fijo en libreta de cheques, puede o no estar. Tiene como finalidad que el cuentaacionista lleve el control de sus fondos de cuenta corriente.
Personas que intervienen:
a. Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena su pago
b. El Banco: Es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo.
c. Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y que puede cobrarlo.
d. Endosante: Es el que transfiere el cheque por medio del endoso a favor del banco.
Cheque Cruzado: Es el que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en su cuenta corriente o caja de ahorro.
Cheque al portador: Es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir al portador. El banco lo abonara a la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o aceptara su deposito en cuenta bancaria.
Cheque común: Se utiliza como medio de pago, el que lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo. Puede ser endosado como máximo 2 veces.
Cheque Diferido: Es utilizado como instrumento de crédito, se puede endosar indefinidamente.
CASOS EN QUE EL BANCO PUEDE NEGARSE A PAGAR UN CHEQUE:
a. Por falta de fondos.
b. Por ausencia de algunos de los requisitos esenciales.
c. Si estuviere raspado, enmendado o borrado.
d. Por falta de endoso por el beneficiario.
e. Por estar prohibido su pago (quiebra del librador, etc.)
f. Por dudosa autenticidad de la firma del librador.
g. Cuando el librador denuncia que fue extraviado o sustraído.
h. Por endosos tachados o que excedan el limite permitido.
Endosar un cheque: El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula "no a la orden", será transmisible por endoso.
La firma a insertarse en un cheque para su cobro o deposito, no se computa como endoso.
El endoso deberá ser puro y simple y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa.
Cheque común: Su endoso es limitado.
Cheque Diferido: Su endoso es ilimitado.
En este caso se puede adosar una hoja, si no caben mas firmas.
CUESTIONARIO
- Explique los fundamentos de los documentos comerciales como fuentes de datos
- ¿Cómo se pueden definir los documentos comerciales?
- Explique las razones que obligan a las empresas a documentar sus operaciones.
