La documentación comercial

CONCEPTO
Por documentos comerciales se entiende toda constancia escrita que origina una transacción comercial, tendiente a establecer las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus diversas fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el puntos de vista contable sirven de base para la anotación en los libros o registros de contabilidad.

FUNCIONES
a)    función contable: los comprobantes suministran los datos indispensables para formular los asientos, sirviendo de respaldo a las registraciones contables debido a que éstas se originan en aquellas. Por tal razón, toda la documentación debe estar archivada y correctamente ordenada en forma cronológica.
b)    función de control: la tarea de control de la contabilidad es llevada por las auditorias internas y externas, que proceden a la compulsa de los libros y comprobantes que originan las registraciones. Es obvio, entonces que de no guardarse en forma ordenada y cuidadosa los comprobantes, la tarea de los auditores se verá dificultada, perdiendo eficacia la función de control.
c)    función jurídica: la importancia jurídica de los comprobantes, reside en su utilización como medio de prueba, ya que la legislación se orienta a da validez plena a las anotaciones en los libros de contabilidad, anotaciones que deben estar respaldadas por comprobantes conforma a la ley.
d)    función impositiva: en este sentido, además de demostrar lo que expresan los libros, también justifican los comprobantes, lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización mediante las inspecciones.