Contabilidad hotelera de restaurantes y de gestión

Contabilidad hotelera de restaurantes y de gestión
de: Alcides Peña Sánchez
Contador Público
UNIVERSIDAD LIBRE, SEDE CARTAGENA

Objetivos del Capítulo:

Es conocer condiciones de manejar con propiedad conceptos claves como, los principios generales de contabilidad, identificar y manejar con propiedad las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, y cuentas de resultados de un hotel, así como la terminología aplicada al negocio hotelero y de restaurantes.

Material bastante interesante! les recomiendo

Plan de cuenta Agricola

Buenas tardes:

Comparto con ustedes un modelo sencillo de un plan de cuenta agricolas que ustedes mismo pueden adaptarlos de acuerdo a sus necesidades.

Aqui se presenta  en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En este balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

En una empresa agrícola el Balance General se identifica con una serie de partidas que hacen la distinción de este estado financiero con respecto a otro tipo de empresas, como son: las partidas de inventario y activo fijo.

--> Plan de Cuenta Ver

Que es un Patrimonio

EL PATRIMONIO - CONCEPTO

Es el conjunto de los bienes, derechos y obligaciones que posee una empresa o una persona. El total de los bienes y derechos constituyen el activo de una persona o de una empresa. El total de las obligaciones contraídas constituye el pasivo. El Patrimonio Neto será la diferencia entre el total de bienes y derechos por un lado y las obligaciones por otro, o sea que definimos al Patrimonio Neto con la siguiente ecuación, llamada ecuación patrimonial:

Patrimonio Neto = Activo - Pasivo

ELEMENTOS DEL PATRIMONIO

ACTIVO: constituido por los bienes de propiedad de la empresa. Se define también como todo lo que la empresa tiene más lo que se le debe. Según la FASB, el activo debe reunir las siguientes condiciones:

a-     estar en condiciones de proveer al ente con futuros beneficios. Lo que implica su capacidad de contribuir por sí mismo o en combinación con otros activos, directa o indirectamente, a generar futuros ingresos de fondos.

   

b-     el acceso a dichos beneficios debería estar restringido al ente del cual el activo se considera perteneciente.

c-     la transacción o hecho que generó el derecho de la empresa sobre el bien o el control sobre los ya citados beneficios futuros debe haber ocurrido con anterioridad.

Como se desprende de lo anterior, los bienes que integran el activo son los que, entre otros requisitos, son de propiedad de la empresa, independientemente del hecho de que se encuentren o no en su poder efectivo. Así, forman parte del activo tanto el dinero en caja como un título público entregado a un tercero en garantía de un préstamo.

Por razones semejantes, no forman parte del activo los bienes de propiedad de terceros que ocasionalmente fueren tenido por la empresa, como por ejemplo matrices para la preparación de determinadas piezas cuya propiedad sea del cliente, etc. Tampoco deben considerarse bienes de la empresa las propiedades de sus socios o dueños.

Vamos a explicar mejor en este Cuadro explicativo

Situación Patrimonial y de resultados

EFECTOS DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS SOBRE LA SITUACION

PATRIMONIAL Y DE RESULTADOS

Operaciones o transacciones: Es un evento que afecta la posición financiera de una entidad, puede ser confiablemente registrada en término de dinero

Las operaciones permutativas: Son operaciones de los negocios (hechos contables) que no afectan la cuantía del patrimonio neto; pero si la composición de los elementos patrimoniales.

Ejemplo:

Compra al contado de un terreno G. 20.000, esta operación aumenta un activo Inmueble, y disminuye otro activo Caja, por el mismo importe.

Las operaciones modificativas: Son operaciones de negocio que modifican la cuantía de la composición patrimonial.
Como ejemplo el pago de un alquiler al contado G. 5.000

Ejemplo:

Como los aumentos de gastos son mermas del capital, como el ejemplo procedente, la operación es modificativa y diminutiva a la vez.

Puede darse un caso contrario; es decir el aumento en una cuenta de ingreso y la operación será modificativa aumentativa.

Las operaciones mixtas: Son operaciones de negocios que en forma conjunta presenta un hecho permutativo y otro modificativo.
Como ejemplo el pago de un pagaré en efectivos de G: 10.000 antes de la fecha de vencimiento y se otorga 2% de descuento por pronto pago.
Ejemplo:

La operación permuta elementos patrimoniales pero no en la misma cuantía y surge un aumento de ingreso, que representa variación positiva sobre el patrimonio.
Tanto en los hechos permutativos, modificativos y mixtos  se pueden dar distintos casos de acuerdo a cada operación.

Ecuación Patrimonial

LA ECUACION CONTABLE O ECUACION PATRIMONIAL

Los tres elementos esenciales del balance (recursos, obligaciones y capital), tienen una denominación técnica:

RECURSOS                  =   ACTIVOS

OBLIGACIONES         =   PASIVO

CAPITAL CONTABLE =   PATRIMONIO NETO

Las herramientas básicas de los contadores es la ecuación contable. Esta muestra la igualdad de los activos y derechos sobre estos activos, llamados participaciones, estas participaciones pueden ser de dos maneras:

a) participación propia, llamado capital; y

 b) Participación ajena, llamado pasivo.

Los derechos de personas ajenas son obligaciones económicas (deudas), pagaderas a personas ajenas al negocio y se conocen como PASIVO.

Los derechos de personas internas pertenecen al dueño del negocio y se conocen como CAPITAL.

La ecuación contable en su forma más común y que se utilizará

TIPOS DE ENTIDADES ECONOMICAS

TIPOS DE ENTIDADES ECONOMICAS

Es común que al hablar de entidades económicas nuestra mente se centre exclusivamente en aquellas cuyo objetivo final es la generación de utilidades, sin embargo en la realidad existen organizaciones cuyos objetivos es simplemente no se pueden encasillar en el esquema anterior. En esta sección de la unidad habremos de ver las características de tres diferentes tipos de unidades económicos que juegan cada uno un rol establecido dentro de la actividad económica de un país:

• Organizaciones lucrativas
• Organizaciones no lucrativas
• Organizaciones gubernamentales

                                   ORGANIZACIONES LUCRATIVAS
Estas entidades económicas son las más conocidas en cuanto a que son los que más proliferan. Su objetivo es la prestación de servicios  o la manufactura y/o comercialización de mercancías a sus clientes obteniendo  de dicha relación un beneficio conocido como UTILIDAD.

                                   ORGANIZACIONES NO LUCRATIVAS
Este tipo de entidades económicas tienen como característica principal que no persiguen de lucro. En este punto es necesario aclarar lo que significa dicha leyenda.
Lo que significa es que puede, como resultado de su operación, obtener utilidades. Sin embargo, a diferencia de las organizaciones lucrativas, las utilidades obtenidas no son destinada al provecho personal de los socios, sino que íntegramente se reinvierten con la finalidad de seguir cumpliendo el objetivo con la cual fueron diseñados, ya sea la  prestación de un servicio o la comercialización de un bien. Normalmente este tipo de organizaciones es común encontrarlos en la industria de la salud, la educación y otras más.

                                  ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES
Todos tenemos conocimiento de las diferentes instancias gubernamentales tanto a nivel federal, estatal o municipal. Pues bien, este tipo de entidades económicas, al igual que las organizaciones lucrativas y las no lucrativas, involucran recursos económicos cuantiosos sobre los cuales hay que tomar decisiones importantes. Para la toma de dichas decisiones también es preciso contar con información contable. Sin embargo, es necesario agregar que los criterios contables balo los cuales se elabora dicha información difieren sustancialmente de aquellos que son validos en las organizaciones lucrativas y en las no lucrativas.

EL PATRIMONIO DEL ENTE

                                                        EL PATRIMONIO DEL ENTE

ENTE: Ser, el que es o existe.
ENTIDAD: Lo que constituye la esencia del ser.

                  Una entidad es un sujeto o unidad contable. La entidad es un conjunto de recursos materiales y humanos para la consecución de fines determinados.
                   Pero, ¿una empresa es una entidad?
                   La empresa es una entidad económica, constituida por un conjunto de elementos materiales y humanos, para la consecución de determinados fines.
                   De ahí; ¿toda entidad es una empresa? ¿Por qué?
                   No. Toda empresa es una entidad, pero no toda entidad es una empresa. Ya que el término de empresa nos da la idea de un negocio, un intercambio, comercio, transacciones, con fines económicos.
                    Pero existen entidades que no persiguen fines económicos o fines de lucro.

                                           TENEDURIA Y CONTABILIDAD

Existe alguna confusión entre lo que explica o significa la “teneduría” y la “contabilidad”. Esto se debe mayormente  a la relación que guardan ambas.
La teneduría tiene que ver con la anotación de los datos comerciales en una forma prescrita. Tenedor de libros puede ser responsable por mantener o llevar todos los registros o libros de contabilidad del negocio o solo parte de estos, tal como la porción de las cuentas de los clientes en una tienda por departamentos.

Mucho del trabajo del tenedor de libros es la naturaleza repetitiva y hoy en día este tipo de trabajo se hace a través de equipo mecánico o electrónico y computarizado.
La contabilidad o contaduría trata principalmente con el diseño de sistema de registros o informes, la preparación de estos a base de la información registrada y la interpretación de los mismos. Los contadores comúnmente dirigen y revisan el trabajo del tenedor de libros. Entre más grande es la empresa, mayor es el número de niveles de responsabilidad y de autoridad. El trabajo de los contadores a los niveles iniciales puede incluir algo de la teneduría. En todo caso el contador debe poseer un nivel de conocimiento mucho más alto en términos conceptuales de entrenamiento y en técnicas analítica de lo que se requiere del tenedor de libros.

CAMPOS DE ESPECIALIZACION EN CONTABILIDAD

CAMPOS DE ESPECIALIZACION EN CONTABILIDAD

Así como muchos otros campos de la actividad humana, durante este siglo ha evaluación un numero de áreas de especialización en contabilidad. Esta tendencia hacia la especialización se debe en gran medida al crecimiento en tamaño y complejidad de las entidades comerciales, los sistemas contributivos y la creciente regulación del comercio por medio de leyes y agencias gubernamentales. Estas influencias, junto a los adelantos tecnológicos y al acelerado crecimiento económico, han creado la necesidad de contadores con un alto grado de especialización en varios campos.
La contabilidad financiera se relaciona con el registro de transacciones de una entidad comercial o económica y con la preparación de varios informes. Estos informes, que pueden ser de carácter general o para fines especiales, proveen información útil para los gerentes, los dueños, los acreedores, agencias del gobierno y para el público en general. De especial importancia para el contador financiero son las reglas de contabilidad que se conocen como los principios generalmente aceptados de contabilidad. Las empresas corporativas deben emplear estos principios al preparar sus informes anuales, sobre el  resultado de sus operaciones y su situación financiera, para sus accionistas y para el público inversionista. La comparabilidad de los estados financieros es un elemento esencial de la distribución de los recursos de una nación entre las organizaciones comerciales ha de hacerse en la forma más deseable desde el punto de vista social.
La intervención de cuentas y auditorias es el campo de actividad que envuelve la revisión independiente de los registros de contabilidad. Al llevar a cabo una intervención de cuentas el contador público examina los record y documentos que sirvan de base para los estados financieros de la empresa para poder expresar una opinión sobre la razonabilidad y la confiabilidad de los datos que se presentan en dichos informes. El elemento esencial para determinar “razonabilidad y seguridad”  es la solidaridad con los “principios principalmente aceptados de contabilidad”. Además de emplear contadores públicos para hacer auditorias periódicas, muchas corporaciones también utilizan sus propios contadores permanentes, generalmente se conocen como auditores internos.
La responsabilidad  principal de estos es determinar si las operaciones de las diferentes divisiones son compatibles con las políticas y los procedimientos prescriptos por la administración de la empresa.



La contabilidad de costos pone énfasis en la determinación y el control de costos. Esta tiene que ver principalmente con los costos de manufactura, pero también está altamente relacionada con los costos de distribución. Además, una de las principales funciones del contador de costo es recopilar e interpretar datos de costos, tanto reales como corrientes y para fines de planificación.
La contabilidad gerencial utiliza ambos, los datos históricos y los estimados, para servir a la gerencia en sus operaciones diarias y en sus planes futuros. Esta trata los problemas específicos a los que hace frente la gerencia de la empresa a diferentes niveles. El contador gerencial con frecuencia se encuentra el problema de identificar alternativa o cursos de acción y de determinar el más apropiado. Como muestra, el contador puede ayudar al tesorero de la compañía a preparar los planes de futuros financiamientos o puede desarrollar datos para el uso de la gerencia de ventas al determinar los precios de nuevos productos. En años recientes, los contadores públicos, por su entrenamiento y experiencia únicos, se encuentra altamente calificados para asesorar s le gerencia sobre políticas y administración.
Este campo de acelerado crecimiento en la especialización  de los CPAs frecuentemente se conoce como servicios gerenciales o servicios administrativos
La contabilidad tributaria conlleva la preparación de informes sobre impuestos y el examen del impacto que tienen los impuestos sobre determinados tipos de transacciones o diferentes tipos de acción. El contador que se especializa a este campo, particularmente en el área de planificación de impuestos, necesita estar familiarizado con los estatutos fiscales que afecta a su patrono o clientes y tiene que mantenerse al día sobre los estatutos administrativos y las decisiones de los tribunales sobre los casos contributivos.
El campo de los sistemas de contabilidad se relaciona con el diseño e implantación  de procedimiento para la acumulación y presentación de datos financieros. El contador de sistemas  tiene que diseñar controles dirigidos a proteger los activos de la empresa  y proveer un flujo de información, para suministrar le mayor ayuda posible a la gerencia. Es importante que este conozca y esté familiarizado con el uso y los meritos relativos de diferentes tipos de equipo que se utilizan para procesar datos.
La contabilidad presupuestaria presenta el plan de las operaciones financieras para un periodo y, a través de los informes y resúmenes, provee comparaciones de los logros reales con el plan predeterminado. Una combinación de los planes  y el control de las operaciones futuras a veces se consideran parte de la contabilidad gerencial.
La contabilidad internacional se preocupa de los problemas especiales que están relacionados con el comercio internacional de las empresas multinacionales. Los contadores que se especializan en este campo tienen que estar familiarizados con el impacto que tienen  los derechos de la aduana, las leyes y los tributos de varios países sobre las operaciones internacionales y los principios de contabilidad.

La contabilidad de empresas sin fines de lucro se especializa en el registro o anotación y presentación de las transacciones de diversas unidades gubernamentales y otras empresas sin fines de lucro, tales como la iglesia, instituciones de beneficencia e  instituciones educativas. Un elemento esencial para este tipo de empresas es un sistema de contabilidad dirigido a asegurar que le gerencia cumpla estrictamente con las restricciones y demás requisitos impuestos por ley, por otras instituciones o por donantes particulares.
La contabilidad social es el campo más nuevo de la contabilidad y es el más difícil de describir en forma breve. Recientemente  ha habido un aumento en las exigencias que se le hacen a la profesión para que se midan los costos y beneficios sociales que en el pasado se han considerado inmensurable. Uno de los compromisos de este nuevo campo incluye la medida de patrones de tráfico, en áreas densamente pobladas como parte de estudios gubernamentales, para determinar el uso más eficiente de fondos dedicados a la  transportación, no solo para facilitar el comercio, sino también asegurar un ambiente agradable para los residentes del área. Otros compromisos  innovadores tienen que ver con la distribución optima de fondos de bienestar público en ciudades grandes, en el uso de parques públicos, con la preservación de la fauna y prevención de la contaminación de las aguas y el aire.
El campo académico  de la contabilidad, como un área  de especialización, no requiere mucha explicación. Sin embargo, además de la enseñanza, los profesores de contabilidad a menudo se desempeñan en investigaciones, auditorias, contabilidad de impuestos y en otras áreas  de la contabilidad, a tiempo parcial o como consultores.
Sin duda, hay una gran coincidencia entre los diferentes campos de especialización y es común que muchos líderes de un campo estén bien versados en áreas relacionadas. Además, en cada área existe un grado considerable de especialización. Por ejemplo, en la intervención de cuentas se puede ser un experto en negocios pequeños o de cierto tipo, tales como tiendas por departamento o utilidades públicas; en impuestos, la especialidad puede ser en empresas que generan productos de petróleo y gas; o en el área se sistemas puede haber especialización en empresas que producen equipo de procesamiento electrónico de datos

LA CONTABILIDAD PRIVADA

                                           LA CONTABILIDAD PRIVADA

En el ejercicio de la profesión como contador privado de empresas existe la relación de dependencia, vale decir, en este caso el contador es empleado del empresario y su remuneración consiste en sueldos y no en honorarios. El profesional en este carácter no debe emitir juicios o dictámenes sobre los estados contables que deben hacer fe pública, porque carecería de la independencia necesaria al efecto. Puede producir informes pero de carácter interno. Por lo tanto, no puede ostentar el titulo de CPA en cuanto preste servicios en relación de dependencia.
El contador privado de empresas, prácticamente puede realizar todos los trabajos que hace el contador público, salvo lo referente a auditoría externa, y servicios en el campo judicial, que están reservados a los contadores públicos. Puede por lo tanto ocuparse de instalación o reorganización de sistemas contables y administrativos, instalación de sistemas de costos industriales, auditoria internas, consultarías impositivas, preparación de presupuestos, planeamiento financiero, etc.
Independientemente de estos servicios de carácter especial podemos mencionar los siguientes trabajos típicos del contador general (o controlador como lo denominan los americanos):
a)    Vigilancia de la marcha de la contabilidad;
b)    Control de imputaciones contables;
c)    Control de movimientos de fondos;
d)    Control de inventarios;
e)    Control de liquidaciones y planillas de salarios;
f)    Control de la propiedad de las operaciones en general;
g)    Control de los vencimientos por cobrar y pagar;
h)    Formulación de los estados contables;
i)    Preparación de declaraciones juradas impositivas
j)    Organización y dirección de la toma de inventarios
k)    Análisis de los estados contables;
l)     Selección y adiestramiento del personal de contaduría;
m)   Consultor de gerencia en materia financiera;
n)     Racionalización de métodos de trabajo administrativo – contables.

SERVICIOS QUE PRESTA EL CONTADOR COMO PROFESIONAL INDEPENDIENTE

PRINCIPALES SERVICIOS QUE PRESTA EL CONTADOR COMO PROFESIONAL INDEPENDIENTE

Los servicios que prestan los profesionales independientes podemos agruparlos en cuatro aéreas, como sigue:
a)    Servicio de auditoría externa:

1.    Auditoria de balance (examen de estados financieros).
2.    Auditoria detallada (examen extenso de registro contables y comprobantes).
3.    Auditoría de cuentas especiales (caja, valores, salarios, costos, etc.)

b)    Servicio de contabilidad
1.    Servicio de sistemas:
a)    Sistema de contabilidad general:
practicar investigaciones, proyectar e instalar e instalar sistemas de contabilidad y de información.
b)    Sistemas de costos:
practicar estudios, proyectar e instalar sistemas de costos y de información.

2.    Servicios de presupuestos:
a)    Investigación y análisis de presupuestos,
b)    Formulación de procedimientos y política presupuestaria

3.    Servicio de ayuda técnica en contabilidad
a)    Asesoramiento para apertura de libros y practicar ajustes para cierre de ejercicio,
b)    Formulación de estados contables sin practicar auditoria,
c)    Servicios de consultas sobre problemas contables.

c)    Servicios de materias impositivas
 1. Preparación y/o revisión de declaraciones juradas para fines impositivos.
 2. Certificación de balances a efectos impositivo
 3. Consultor y/o gestor en materia tributaria

d)      Servicios especiales
             1. Investigación de asuntos específicos:
                  a)  Estudio de rentabilidad y evaluación de negocios,
                  b)  Estudios sobre política financiera,
                  c)  Evaluación del control interno, etc.
            
            2. Consejero y/o árbitro en disputa de carácter comercial
           3. Consultor en asuntos financieros.
           4.  Ayuda técnica para constitución, transformación, fusión y liquidación de sociedades mercantiles.
           5.  Servicio en el campo judicial:

             a)  Síndico agente o experto contratado en juicios de convocación de acreedores y quiebras,
             b)  Perito judicial en cuestiones relativas a: cuentas, balances, inventarios, compulsa de libros y documentos comerciales; partición de herencias, liquidación de sociedades, calculo de indemnizaciones, determinación de daños y perjuicios, liquidación de averías, etc.
La enumeración que antecede es solamente una lista, agrupada sintéticamente, de los principales servicios, y tiene el propósito de ofrecer una visión general de los mismos, sin pretender agotarla, pues los servicios que presta el contador público son amplios.

SERVICIOS CONTABLES ESPECIALIZADOS: LA CONTABILIDAD PÚBLICA

SERVICIOS CONTABLES ESPECIALIZADOS: LA CONTABILIDAD PÚBLICA

El desarrollo de la corporación también creó una necesidad social la de una auditoria o intervención independiente que proveyera alguna seguridad de quelas representaciones gerenciales eran confiables. Esta función de auditoría, comúnmente conocida como la función de “dar fe”, fue principalmente responsable de la creación y crecimiento de la contabilidad pública como profesión. A diferencia de los contadores privados, los contadores públicos son independientes de la empresa a la cual prestan sus servicios.

La contaduría pública es una profesión liberal y como tal consiste en el ejercicio de la profesión contable en forma pública e independiente, es decir, la ‘prestación del servicio profesional sin que exista relación de independencia entre el contador y el cliente’.
La ejercen los profesionales que teniendo preparación científica contable suficiente se hallan habilitados  para su ejercicio conforme a la reglamentación de cada país, o según al título habilitante que posea.
En nuestro país son títulos habilitantes el de Contador Público del plan antiguo de las Escuelas de Comercio, los de Licenciado en Ciencias Contables y Administrativas, en contabilidad o en ciencias contables del plan antiguo de las Universidades Nacional y Católica; el nuevo plan utilizado por las universidades habilitadas por el Consejo Superior de Universidades que emiten el titulo de Contador Público 
“Las profesiones liberales se caracterizan por:
a)    Que la persona que la ejerce ‘posea especial conocimiento y experiencia en determinada rama del saber y que los ponga a disposición de los demás para que puedan utilizarlos en provecho propio, predominando en esta función mas lo intelectual que lo manual;

b)    Que sea ejercida públicamente, es decir, que se ponga a disposición de la sociedad;

c)    Que la actividad sea desempeñada libremente; esto es con independencia;

d)    Que los servicios especializados sean llevados a cabo con elevado criterio ético y ‘plena responsabilidad’.
Lo que distingue pues, fundamentalmente, al contador público es su independencia en el ejercicio de la profesión, en oposición al contador privado que la ejerce en relación de independencia. La diferencia entre uno y otro es de orden meramente formal y no sustancial, ya que no cabe hacer distinción en cuanto a conocimientos técnicos y nivel de formación profesional. La distinción se exterioriza solo por la forma como cada uno presta el servicio. El contador público lo hace como profesional independiente, en cuanto que el contador privado como profesional dependiente.
La independencia permite al contador publico emitir juicios que merecen fe pública’. De ahí que le contaduría pública se identifique más propiamente con el ejercicio de la auditoria, uno de los principales servicios que presta el contador público, en donde el dictamen del auditor (contador público) está destinado precisamente a hacer fe pública.
La fe pública consiste en la confianza que los terceros (inversionistas, banqueros, proveedores, etc.) otorgan al dictamen que emite el profesional sobre los estados contables por el examinado.

LA CONTABILIDAD COMO PROFESION

LA CONTABILIDAD COMO PROFESION

La contabilidad constituye una profesión similar en estatura a las leyes o ingeniería. El rápido desarrollo de la teoría y las técnicas de contabilidad ha venido acompañado de un aumento sustancial en el número de contadores profesionalmente entrenados. Entre los factores que han contribuido a este desarrollo, se encuentran el aumento en el número, tamaño y complejidad de las compañías mercantiles, la imposición de nuevas y complejas estructuras contributivas y otras restricciones aplicables a las operaciones de los negocios, por regulación gubernamental.

Se dice que los contadores que rinden servicios a cambio de un honorario, así como sus ayudantes, están en el servicio de contabilidad pública. Aquellos que están empleados con alguna firma particular con o sin fines de lucro, tales como el contador jefe, el contador o e vicepresidente de finanzas, se dice que están en el servicio de la contabilidad privada.

Desde hace mucho tiempo, tanto la contabilidad pública como la privada han sido reconocidas como entrenamiento excelente para las altas posiciones gerenciales. Muchos, puestos ejecutivos en el gobierno y en la industria están ocupados por hombres y mujeres con educación y experiencia en contabilidad

RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTROS CAMPOS

RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTROS CAMPOS

Los individuos dedicados a tales áreas del comercio como finanzas, producción, mercadeo o mercadotecnia, personal o recursos humanos a la gerencia general no tienen que ser contadores expertos pero su efectividad mejora si tienen un buen entendimiento de los principios de contabilidad. Todo aquel que está relacionado con la actividad comercial, desde el más joven empleado hasta el gerente y el dueño, se pone en contacto con la contabilidad. Cuanto más alto es el nivel de la autoridad y responsabilidad, mayor es la necesidad de entender los conceptos y la terminología contable.

Un estudio reciente indico que las disciplinas de finanzas y la contabilidad constituían el trasfondo más común de los funcionarios ejecutivos principales de las corporaciones norteamericanas. Una serie de entrevistas con varios de tales ejecutivos produjo los siguientes comentarios:

“Hoy en día, es vital que el oficial ejecutivo principal conozca la contabilidad.”

“…mi entrenamiento de contabilidad y en la práctica de auditoría me ha sido extremadamente valiosa continuamente.”

“Un conocimiento de la contabilidad con lleva un entendimiento de la empresa y del mantenimiento de controles financieros confiables _ área que es absolutamente esencial para un oficial ejecutivo principal.”

“Yo trato de que todos mis ayudantes entiendan la función financiera y como usar los datos financieros.”

La importancia de entender la contabilidad no se limita al mundo de los negocios.

Muchos empleados con entrenamiento especializado en áreas ajenas al comercio, también utilizan la información de contabilidad, y deben entender los principios y la termología de esta disciplina. Por ejemplo, el ingeniero que tiene la responsabilidad de adoptar la mejor solución de un problema técnico de manufactura puede encontrar que los datos del sistema de contabilidad de costos son un factor decisivo. Los abogados utilizan la información de contabilidad en casos de impuestos y en litigios judiciales relativos a derecho de propiedad y daños y perjuicios. Las agencias gubernamentales usan datos contables en la evaluación de la eficiencia de las operaciones y la viabilidad de propuestas sobre impuestos y programas de gastos. Finalmente, todo adulto se relaciona con transacciones comerciales y debe preocuparse con los aspectos financieros de la vida. La contabilidad juega un papel muy importante en la sociedad moderna y en términos generales toda ciudadanía está afectada por la contabilidad.

División de la Contabilidad

DIVISION DE LA CONTABILIDAD

El propósito básico de haces la contabilidad es poseer información útil a cerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones en sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y gobierno). En consecuencia como la contabilidad sirve a diferentes usuarios, se originan diversas ramas o subsistemas.
Ahora bien, tomando en cuenta les diferentes necesidades de información de los diversos segmentos de usuarios, la información total que se genera en una entidad económica para diferentes usuarios se ha estructurado en dos subsistemas:
a)    Subsistema de Información Financiera.
b)    Subsistema de Información de Gestión
A continuación procederemos a identificar cada uno de los subsistemas, así como sus características más relevantes.
a)     Subsistema de Información Financiera: El subsistema de información financiera está compuesto por una serie de elementos que lo configuran. Entre los principales están las normas de registros, criterios de contabilización, formas de puntuación, etc. A este subsistema de información se le conoce como CONTABILIDAD FINANCIERA.


CONTABILIDAD FINANCIERA: La contabilidad financiera es un sistema que sirva a los tomadores de decisiones externos, como accionistas, proveedores, bancos y dependencias del gobierno. Provee información para que sea utilizada por partes externas. Es la rama de la contabilidad que sirve a las personas que toman decisiones
b)    Subsistemas de Información de Gestión: Al igual que el caso anterior, todas las herramientas del subsistema de información administrativa o de gestión se agrupan en la CONTABILIDAD DE GESTION.

CONTABILIDAD DE GESTION: Se refiere a la información contable desarrollada para los administradores dentro de una organización, como son los directivos, jefes de departamentos, rectores de universidades, administradores de universidades y personas a otros niveles administrativos dentro de una organización. En otras palabras, la contabilidad de gestión es el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información que ayuda a los administradores dentro de una organización.

Funciones de la Contabilidad

FUNCIONES  DE LA CONTABILIDAD

Básicamente existen cuatro funciones importantes de la contabilidad.

a)    Clasificar: Los datos primarios de la información contable se encuentran en los documentos comerciales que justifican los hechos económico – administrativos que se producen por lo general en forma desordenada en la empresa. La primera cosa que hace la contabilidad es CLASIFICAR esos datos de acuerdo a su naturaleza, agrupándolos bajo una denominación común llamada CUENTA para su consiguiente registro en los libros de contabilidad. A partir de esta clasificación primaria se pueden hacer otras tantas clasificaciones de tal forma que los datos puedan ser más fácilmente comprendidos por el hombre de negocio (Ejemplos: Cuentas patrimoniales activas,  Cuentas patrimoniales pasivas,  Cuentas de resultados negativos,  Cuentas de resultados positivos, etc.)

b)    Registrar: L a función de registro consiste en la anotación que se hace de las transacciones mercantiles en los libros de contabilidad, fichas, medios de almacenamientos modernos (cintas magnéticas, discos duros, disquete, discos ópticos, etc.). Con el objeto de que el registro de las transacciones y hechos puedan sea útiles a la administración o gerencia y a otros. Debe ser usado un sistema bien diseñado de registros, formas y procedimientos. Esta función cumple la Teneduría  de libros en base a los planes de cuentas y métodos previamente ideados por la Técnica Contable.
c)    Resumir: A fin de presentar a consideración de los usuarios, la contabilidad reúne las informaciones clasificadas y registradas y las resume – esto es, acondiciona la información en grupos significativos de partidas con el fin de eliminar los detalles innecesarios y para poner de relieve los hechos financieros más importantes. Estos resúmenes son los Estados Contables o Financieros que proporcionan los resultados económicos, financieros y patrimoniales de una empresa.
d)    Interpretar: La contabilidad toma los resúmenes reflejados en los estados contables y los interpreta mediante la aplicación de principios económicos diversos, de criterios, de conceptos especiales, con miras a la prevención y control de la empresa, a fin de que la información que se facilita a la dirección y otros interesados sea apta para la TOMA DE DECISIONES.

e-  Clientes: Los clientes están interesados en la formación acerca de la continuidad da la empresa, especialmente  cuando tienen compromiso a largo plazo, o dependen comercialmente de ella.

f-el gobierno y sus organismos públicos: El gobierno  y sus organismos públicos están interesados en la distribución de los recursos y, por tanto, en la actuación de las empresas. También recatan información para regular la actividad da las empresas, fijar políticas  fiscales y utilizarla como base para la construcción de las estadísticas de la renta nacional y otras similares.

g- público en general: Cada ciudadano está afectado de muchas formas por la existencia y actividad de las empresas. Por ejemplo, las empresas pueden contribuir al desarrollo  de la economía local de varia manera, entre las que pueden mencionarse en número de personas que emplean o sus compras como clientes de proveedores locales. Los estados financieros pueden ayudar al público suministrando información acerca de lis desarrollos recientes y la tendencia que sigue la prosperidad de la empresa, así como sobre el alcance de sus actividades.

Herramienta Estrategica

LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA ESTRATEGIA

La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de información eficientes de todo tipo, incluyendo un sistema contabilidad.

Ante un ambiente de globalización, donde la competencia es intensa entre todo tipo de organizaciones, del tamaño que sean, se necesita un flujo de dato constante y preciso para tomar decisiones correctas y llevar a la entidad al logro de sus objetivos.

Sin la información proporcionada por la contabilidad sería punto menos que imposible tomar las siguientes decisiones:

. ¿A qué precio vender los productos?

. ¿A qué precio es conveniente comprar la materia prima?

. ¿Cuánto cuesta lo que vendo?

. ¿Cuánto gasto para vender?

. ¿Cuánto es el gasto de administración?

. ¿Cuánto cuesta el dinero que se pidió prestado?

. ¿Cuánto debo pagar por los recursos que necesito adquirir?

. ¿Cuánto se supone que deben generar como rendimiento dichos recursos?

. ¿Cuánto dinero, si es necesario, debo pedir prestado?

. ¿Qué capacidad de pago puedo tener?

. ¿Cuánto está ganando o perdiendo la empresa?

. ¿Cuál opción de financiamiento es más conveniente?

. ¿Cuánto se puede repartir como utilidades a los accionistas?

. ¿Cuándo es conveniente pedir un financiamiento adicional?

. ¿Cuánto valen las acciones de los socios?

. ¿Cuál es la situación financiera de la compañía?

. ¿Es recomendable vender una parte de las acciones a nuevos socios?

Lo anterior es tan solo una breve muestra de los diferentes tipos de decisiones que se pueden tomar basándose en la información proporcionada por la contabilidad. Vale la pena aclarar que, desde ese punto de vista, la información no es un fin en sí mismo. El fin de la contabilidad no es tan sólo generar la información, sino que ésta sea aprovechada para lograr la misión del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos.

Solo así se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente útil, un uso estratégico.

Tan pronto como se le dé este tipo de uso a la contabilidad, se percibirá inmediatamente que la contabilidad estará apoyando o será de hecho una clara herramienta de competitividad para los negocios.

La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas empresas que cuenta con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones. Es decir, la información es una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactarán en la salud financiera de una organización.

Supongamos una situación muy común hoy en día: existen dos, tres o más empresas que producen o venden los mismos productos o servicios. A los clientes les interesan cuatro atributos de lo que compran: precio, calidad, servicio y tiempo de entrega. Qué pasaría si una de las empresas tiene problemas en el flujo de información:

1. Acerca de la determinación del costo del producto y no está disponible, por lo tanto se le asigna uno no exacto.

2. Sobre el control de calidad y por lo tanto produce bienes defectuosos.

3. Acerca de las necesidades del cliente y su grado de satisfacción, resultando en una pérdida del mercado.

4. Sobre la fecha estimada de entrega del bien a vender y proporcionando como resultado una entrega tardía o inoportuna.

Sus clientes se irán con otras empresas que pueden cubrir sus expectativas.

Sin embargo, en una empresa donde la información antes mencionada es preparada correctamente y llega a las manos de las personas que la necesitan, se pueden evitar los problemas anteriores y, en consecuencia, mantener y ganar clientes. Es decir, le sirve como herramienta estratégica para luchar contra la competencia.

En síntesis, el ejemplo anterior permite remarcar que la contabilidad proporciona la información para que los usuarios internos y externos de una organización tomen decisiones adecuadas con el objetivo de que la entidad económica como un todo pueda competir en el contexto en que se desenvuelve.

Naturaleza de la Contabilidad

LA NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es el medio principal para comunicar información relativa al impacto de las actividades financieras. Esta información se les proporciona  a quienes toman decisiones en la forma de estados financieros. Para elaborar estados financieros, los contadores analizan, registran, cuantifican, acumulan, resumen, clasifican reportan e interpretan numerosos eventos y sus efectos financieros en la organización.
Los contadores diseñan sus sistemas contables después de considerar los tipos de información que desean los administradores y otros que toman decisiones.

Luego los tenedores de libros y las computadoras realizan las tareas rutinarias de seguir los procedimientos detallados que fueron diseñados por los contadores. Si bien algunos sistemas contables pueden ser altamente complejos y requerir de la habilidad y talento de muchas personas, el valor real de cualquier sistema contable radica en la información que éste proporciona.

Información contable

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

La información contable se compone principalmente de datos financieros sobre transacciones puede tomar varias formas, tales como marcas a plumas o lápiz escritas a mano, impresiones producidas por varios tipos de artefactos mecánicos y electrónicos, o perforaciones, ranura, o impresiones magnéticas  en tarjetas o cintas.



Por sí solo, el registro de las transacciones es de poca utilidad en la toma de ´´decisiones bien fundamentadas´´. Los  datos anotados tienen que clasificarse y resumirse para preparar informes y análisis útiles. Los informes para gerentes de empresa y para otros que necesitan información de tipo económico pueden prepararse con bastante frecuencia; otros se emiten solo a intervalos mayores. El provecho de los informes comúnmente se mejora con varios tipos de análisis de relaciones y tendencias.

La ´´materia prima básica´´ de la contabilidad proviene mayormente de los datos de las transacciones comerciales; su ´´producto principal´´ lo constituyen varios tipos da resúmenes, análisis e informes.

Revolución industrial y la contabilidad

REVOLUCIÓN INDUSTRIAL

La Revolución industrial, que ocurrió en Inglaterra desde mediados del siglo dieciocho hasta mediados del siglo diecinueve, trajo muchos cambios sociales y económicos en especial un cambio del método artesanal al sistema de producir en fábricas bienes mercadeables. El uso de maquinaria en la producción de muchos productos idénticos trajo consigo la necesidad de determinar el costo de un gran volumen de productos hecho a máquina en lugar del costo de un número relativamente pequeño de productos hechos a mano en forma individual. El campo de especialización de la contabilidad de costos surgió para satisfacer esta necesidad para el análisis de varios tipos de costos y para las técnicas de anotación.

Al comienzo de las operaciones de manufactura, cuando las empresas mercantiles eran relativamente pequeñas y dispersadas geográficamente, la competencia no era muy fuerte con frecuencia. La contabilidad de costos era primitiva y su propósito general era proveerle a la agencia récord e informes sobre las operaciones pasadas.

La mayor parte de las decisiones mercantiles se hacían a bese de información financiera histórica combinada con la intuición sobre el posible éxito de varios cursos de acción.

A medida que las empresas crecían y se hacían más complejas y a medida que la competencia entre manufactureros aumentaba surgió el concepto de gerencia científica. Este concepto pone énfasis en un enfoque sistemático a la solución de los problemas gerenciales.

En forma paralela a esta tendencia surgió el desarrollo de conceptos más elaborados de contabilidad de costos para proveerle a la gerencia técnicas analísticas para medir la eficiencia de las operaciones corrientes así como en la planificación de las futuras. Esta tendencia se aceleró en el siglo veinte con el advenimiento del computador electrónico con su capacidad para manipular grandes masas de datos y su habilidad para, determinar el efecto potencial de cursos de acción alternos.